Facturación de cierre de mes
Empieza cuando: Finaliza un período de facturación y debe facturarse la actividad de los clientes de ese período.
- En «Facturación y finanzas», revise el «Control de facturación de fin de mes» del período y el indicador «Facturas emitidas».
- Abra la pestaña «Facturas», filtre por «Borrador» y abra cada borrador para comprobar cliente, líneas, importes y moneda. Si un concepto facturable aún no tiene factura, utilice «Crear factura».
- Seleccione «Emitir». El estado pasa de «Borrador» a «Emitido» y la factura se convierte en una cuenta por cobrar.
- Seleccione «Enviar» para remitir la factura emitida al cliente.
- Vuelva al «Control de facturación de fin de mes» y utilice «Exportar el registro de facturas» y «Exportar resumen en CSV» para su contabilidad.
- En las semanas siguientes, filtre «Facturas» por «Vencido» para hacer seguimiento de los impagos.
Resultado: Todas las facturas del período están emitidas y enviadas, y el registro de facturas está exportado.
Siguiente paso: El Client Admin de cada cliente recibe la factura y la paga; a continuación usted registra el pago (véase Cobro y asignación).
Cobro y asignación
Empieza cuando: Llega un pago de un cliente a la cuenta bancaria.
- Abra la pestaña «Pagos» y seleccione «Crear pago». Elija la factura e introduzca el importe recibido.
- Compare el pago con el extracto bancario y seleccione «Confirmar». El pago aparece como «Confirmado».
- Seleccione «Asignar». En «Asignar pago», elija la partida abierta y el importe y, después, «Aplicar asignación».
- El saldo pendiente de la factura disminuye; cuando queda totalmente cubierto, la factura aparece como «Pagado». Para un pago liquidado fuera de YSEND, abra la factura y utilice «Marcar como pagado».
- Si un pago se registró por error, seleccione «Invertir» en ese pago y regístrelo de nuevo correctamente.
- Abra «Libro mayor» y compruebe que «Saldo por cobrar» y «Total vencido» reflejan el pago.
Resultado: El pago está confirmado y asignado, la factura figura como «Pagado» y las cuentas por cobrar están al día.
Siguiente paso: Las facturas que siguen vencidas se gestionan con el Client Admin del cliente; el CEO y el Admin consultan los saldos resultantes.
Liquidación y pago a socios
Empieza cuando: La actividad de un socio en un período debe valorarse, aprobarse y pagarse.
- Abra la pestaña «Liquidaciones» y revise los contadores «Pendiente de aprobación», «Listo para facturar» y «Listo para pagar».
- Seleccione «Lanzar valoración» para el intervalo de fechas, de modo que se valore la actividad del período.
- Con el socio seleccionado en el ámbito, seleccione «Ejecutar liquidación». La nueva liquidación aparece como «Pendiente de aprobación».
- Compruebe los importes de la liquidación y seleccione «Aprobar». El estado pasa a «Aprobado».
- Las liquidaciones aprobadas aparecen en «Listo para pagar»; seleccione «Crear pago saliente» para preparar el pago al socio.
- Una vez realizada la transferencia, seleccione «Marcar como pagado» en la liquidación y compruebe «Saldo por pagar» en «Libro mayor».
Resultado: La liquidación está aprobada y pagada, y el saldo por pagar se reduce en consecuencia.
Siguiente paso: El Partner Admin del socio recibe el pago; usted concilia el período en el cierre mensual.