Monatsabrechnung
Auslöser: Ein Abrechnungszeitraum endet und die Kundenaktivität dieses Zeitraums muss in Rechnung gestellt werden.
- Prüfen Sie in «Abrechnung & Finanzen» die «Monatsabschluss-Abrechnungskontrolle» für den Zeitraum und die Kennzahl «Ausgestellte Rechnungen».
- Öffnen Sie die Registerkarte «Rechnungen», filtern Sie nach «Entwurf» und öffnen Sie jeden Entwurf, um Kunde, Positionen, Beträge und Währung zu prüfen. Fehlt für eine abrechenbare Leistung noch eine Rechnung, verwenden Sie «Rechnung erstellen».
- Wählen Sie «Ausstellen». Der Status wechselt von «Entwurf» zu «Ausgestellt» und die Rechnung wird zur Forderung.
- Wählen Sie «Senden», um die ausgestellte Rechnung an den Kunden zu übermitteln.
- Kehren Sie zur «Monatsabschluss-Abrechnungskontrolle» zurück und nutzen Sie «Rechnungsregister exportieren» und «Zusammenfassung als CSV exportieren» für Ihre Buchhaltung.
- Filtern Sie in den folgenden Wochen «Rechnungen» nach «Überfällig», um offene Posten nachzuverfolgen.
Ergebnis: Alle Rechnungen des Zeitraums sind ausgestellt und versendet, das Rechnungsregister ist exportiert.
Weiter mit: Der Client Admin jedes Kunden erhält die Rechnung und bezahlt sie; anschließend erfassen Sie die Zahlung (siehe Zahlungseingang und Zuordnung).
Zahlungseingang und Zuordnung
Auslöser: Eine Kundenzahlung geht auf dem Bankkonto ein.
- Öffnen Sie die Registerkarte «Zahlungen» und wählen Sie «Zahlung erstellen». Wählen Sie die Rechnung und geben Sie den erhaltenen Betrag ein.
- Gleichen Sie die Zahlung mit dem Kontoauszug ab und wählen Sie «Bestätigen». Die Zahlung wird als «Bestätigt» angezeigt.
- Wählen Sie «Zuordnen». Wählen Sie in «Zahlung zuordnen» den offenen Posten und den Betrag und anschließend «Zuteilung anwenden».
- Der offene Saldo der Rechnung sinkt; ist er vollständig gedeckt, zeigt die Rechnung «Bezahlt». Bei einer außerhalb von YSEND beglichenen Zahlung öffnen Sie die Rechnung und verwenden «Als bezahlt markieren».
- Wurde eine Zahlung irrtümlich erfasst, wählen Sie bei dieser Zahlung «Umkehren» und erfassen Sie sie korrekt neu.
- Öffnen Sie «Hauptbuch» und prüfen Sie, ob «Forderungssaldo» und «Überfällig gesamt» die Zahlung widerspiegeln.
Ergebnis: Die Zahlung ist bestätigt und zugeordnet, die Rechnung ist «Bezahlt» und die Forderungen sind aktuell.
Weiter mit: Weiterhin überfällige Rechnungen werden mit dem Client Admin des Kunden geklärt; CEO und Admin werten die Salden aus.
Partnerabrechnung und Auszahlung
Auslöser: Die Aktivität eines Partners für einen Zeitraum muss bewertet, genehmigt und bezahlt werden.
- Öffnen Sie die Registerkarte «Abrechnungen» und prüfen Sie die Zähler «Genehmigung ausstehend», «Bereit zur Abrechnung» und «Zahlungsbereit».
- Wählen Sie «Bewertung starten» für das Datumsfenster, damit die Aktivität des Zeitraums bewertet wird.
- Ist der Partner im Bereich ausgewählt, wählen Sie «Abrechnung ausführen». Die neue Abrechnung zeigt «Genehmigung ausstehend».
- Prüfen Sie die Beträge der Abrechnung und wählen Sie «Genehmigen». Der Status wechselt zu «Genehmigt».
- Genehmigte Abrechnungen erscheinen unter «Zahlungsbereit»; wählen Sie «Auszahlung erstellen», um die Zahlung an den Partner vorzubereiten.
- Nach erfolgter Überweisung wählen Sie bei der Abrechnung «Als bezahlt markieren» und prüfen anschließend «Verbindlichkeitssaldo» im «Hauptbuch».
Ergebnis: Die Abrechnung ist genehmigt und bezahlt, der Verbindlichkeitssaldo ist entsprechend gesunken.
Weiter mit: Der Partner Admin des Partners erhält die Auszahlung; Sie stimmen den Zeitraum beim Monatsabschluss ab.