بناء شحنة وإغلاقها وإرسالها
يبدأ عندما: الطرود الصادرة جاهزة لمغادرة المستودع مع ناقل.
- في Transport control، افتح تبويب Loads واختر + Create load. حدد Load type وWarehouse، ثم أكّد: تظهر الشحنة بحالة Open.
- حدد الشحنة واستخدم Scan Parcel لتسجيل كل طرد أو شحنة أو رقم تتبع عليها. يقوم فريق المستودع بمسح المنصات على الشحنة باستخدام Scan Pallet.
- عند اكتمال التحميل، اختر Close Load، وأدخل Seal number إن وُجد، ثم أكّد. تتغير حالة الشحنة إلى Closed.
- افتح تبويب Dispatch. في Pending Loads، لا يمكن إرسال إلا الشحنات المغلقة؛ أما الشحنة التي لا تزال Open فتعرض «أغلق هذه الحمولة قبل إرسالها.».
- اختر Dispatch على الشحنة المغلقة، وتحقق من الشحنة في نافذة Dispatch Load وأكّد بـ Dispatch. تتغير الحالة إلى Dispatched.
- افتح تبويب Manifests، وحدد البيان الذي يحتوي على الشحنة، واختر Close Manifest، ثم Print / Download لتسليم المستند إلى الناقل.
النتيجة: الشحنة بحالة Dispatched، وبيانها مغلق ومطبوع، ويمكن متابعة شحناتها في Shipments وTracking.
الخطوة التالية: يسجل فريق المستودع (عامل المستودع، قائد الفريق) استلام الناقل بـ Confirm Handoff؛ وتتابع أنت الشحنات في Tracking.
تخطيط جولة وإرسالها ومتابعتها
يبدأ عندما: يتعين تنفيذ عمليات التسليم بواسطة سائقيك ومركباتك.
- في Transport control، افتح تبويب Tours واختر + Create Tour.
- في New Tour، أدخل Tour Name وStart date، واختر Driver وVehicle، ثم حدد Create Tour. تُنشأ الجولة بحالة Draft.
- افتح الجولة لمراجعة محطاتها وRoute Map وTour Financials. اختر Optimize لحساب تسلسل المحطات؛ تتغير الحالة إلى Optimized.
- اختر Dispatch لإرسال الجولة إلى السائق. تؤكد ذلك الرسالة «أُرسلت الجولة إلى السائق» وتتغير الحالة إلى Dispatched.
- ينفذ السائق المحطات في تطبيق Ysend Operator. وعندما يسجل السائق الوصول إلى المحطة الأولى، تتغير حالة الجولة إلى In progress.
- تابع المركبة في تبويب Live Ops ضمن Tracking. إذا تغيرت الخطة، استخدم Recalculate ETAs أو Reoptimize على الجولة.
- في قائمة المحطات، تحقق من أن كل محطة مكتملة تعرض Proof captured. وعند إنجاز المحطة الأخيرة، تظهر الجولة Completed، أو Completed with exceptions إذا فشلت إحدى المحطات.
النتيجة: تُنجز كل محطة مع إثبات التسليم الخاص بها، وتصل الجولة إلى حالتها النهائية.
الخطوة التالية: ينفذ السائق المحطات في التطبيق؛ وتراجع أنت تكاليف الجولة في Tour Financials وتعالج التأخيرات من تبويب Exceptions.
حل استثناء نقل
يبدأ عندما: شحنة متأخرة، أو موقعها قديم، أو تخاطر بعدم الوفاء بموعد التسليم الموعود.
- في Transport control، افتح تبويب Exceptions. تُفتح صفحة Transport exceptions على قائمة الاستثناءات.
- اختر Scan for exceptions للتحقق من الشحنات الحالية. تُرتّب الحالات حسب الأولوية، مع المبلغ المعرض للخطر وشارة SLA overdue عند تجاوز الموعد النهائي.
- اختر Open على حالة لعرض تفاصيلها وخيارات معالجتها.
- قارن الخيارات: يعرض كل منها تكلفته وامتثاله وما إذا كان Requires approval. اختر Execute لخيار يمكن تشغيله تلقائيًا، أو Request approval للخيارات الأخرى.
- استخدم تبويب Shipment للتحقق من رؤية الشحنة، وتبويب Coverage & ETA quality للحكم على موثوقية بيانات التتبع.
- عند حل المشكلة، أكمل Close the case باستخدام Root-cause code وWhat was done وHow sure are we?، ثم اختر Close case.
النتيجة: تخرج الحالة من قائمة الحالات المفتوحة مع تسجيل سببها الجذري وحلها.
الخطوة التالية: يُحدد من يُخطر بشأن الاستثناءات في تبويب Notification policy؛ وتعود إلى تبويب Dispatch للشحنات التالية.
معالجة مشكلات الميدان وتقارير الوقود
يبدأ عندما: يبلغ سائق عن مشكلة على الطريق أو عن إعادة تزويد بالوقود في Field Operations.
- في Transport control، افتح تبويب Field ops. تسرد Field Operations مشكلات الميدان مع حالتها ودرجة خطورتها، تليها Fuel Reports.
- لمشكلة جديدة بحالة Open، اختر Investigate. في Assign investigation، حدد السائق واختر Assign and start investigation؛ تتغير الحالة إلى In progress.
- عند إصلاح المشكلة، اختر Resolve (أو Mark as Resolved في تفاصيل المشكلة)؛ تتغير الحالة إلى Resolved.
- اختر Close (أو Close Issue في التفاصيل) لأرشفة المشكلة؛ تتغير الحالة إلى Closed.
- في Fuel Reports، راجع التقارير المقدمة من السائقين واختر Publish على تقرير Draft؛ فيصبح Published.
- يمكنك أيضًا تسجيل مشكلة أو إعادة تزويد بالوقود بنفسك عبر + Report Issue أو + New Fuel Report.
النتيجة: تُغلق كل مشكلة مع سجلها، وتصبح تقارير الوقود Published.
الخطوة التالية: يرى السائق الذي أبلغ عن المشكلة حالتها في Field Operations؛ وتُخطط إصلاحات المركبات في Vehicle Maintenance ضمن Network & partners.