लोड बनाएँ, बंद करें और भेजें
कब शुरू होता है: आउटबाउंड पार्सल कैरियर के साथ वेयरहाउस से निकलने के लिए तैयार हैं।
- Transport control में, Loads टैब खोलें और + Create load चुनें। Load type और Warehouse चुनें, फिर पुष्टि करें: लोड Open स्थिति के साथ दिखाई देता है।
- लोड चुनें और उस पर प्रत्येक पार्सल, शिपमेंट या ट्रैकिंग नंबर दर्ज करने के लिए Scan Parcel का उपयोग करें। पैलेट को वेयरहाउस टीम Scan Pallet से लोड पर स्कैन करती है।
- लोडिंग पूरी होने पर, Close Load चुनें, यदि आपके पास हो तो Seal number दर्ज करें और पुष्टि करें। लोड की स्थिति Closed हो जाती है।
- Dispatch टैब खोलें। Pending Loads में, केवल बंद लोड ही भेजे जा सकते हैं; जो लोड अभी भी Open है, वह «डिस्पैच करने से पहले इस लोड को बंद करें।» दिखाता है।
- बंद लोड पर Dispatch चुनें, Dispatch Load डायलॉग में लोड जाँचें और Dispatch से पुष्टि करें। स्थिति Dispatched हो जाती है।
- Manifests टैब खोलें, वह मैनिफ़ेस्ट चुनें जिसमें लोड शामिल है, Close Manifest चुनें, फिर दस्तावेज़ कैरियर को सौंपने के लिए Print / Download चुनें।
परिणाम: लोड Dispatched है, उसका मैनिफ़ेस्ट बंद और प्रिंट हो चुका है, और उसके शिपमेंट को Shipments तथा Tracking में ट्रैक किया जा सकता है।
अगला चरण: वेयरहाउस टीम (गोदाम संचालक, टीम लीडर) Confirm Handoff से कैरियर पिकअप दर्ज करती है; आप Tracking में शिपमेंट पर नज़र रखते हैं।
टूर की योजना बनाएँ, भेजें और उसका पालन करें
कब शुरू होता है: डिलीवरी आपके अपने ड्राइवर और वाहन द्वारा की जानी है।
- Transport control में, Tours टैब खोलें और + Create Tour चुनें।
- New Tour में, Tour Name और Start date दर्ज करें, Driver और Vehicle चुनें, फिर Create Tour चुनें। टूर Draft स्थिति के साथ बनाया जाता है।
- टूर खोलकर उसके स्टॉप, Route Map और Tour Financials की समीक्षा करें। स्टॉप क्रम की गणना के लिए Optimize चुनें; स्थिति Optimized हो जाती है।
- टूर ड्राइवर को भेजने के लिए Dispatch चुनें। «टूर ड्राइवर को भेजा गया» संदेश इसकी पुष्टि करता है और स्थिति Dispatched हो जाती है।
- ड्राइवर Ysend Operator ऐप में स्टॉप पूरे करता है। जब ड्राइवर पहले स्टॉप पर आगमन दर्ज करता है, तो टूर की स्थिति In progress हो जाती है।
- Tracking के Live Ops टैब में वाहन पर नज़र रखें। यदि योजना बदलती है, तो टूर पर Recalculate ETAs या Reoptimize का उपयोग करें।
- स्टॉप सूची में जाँचें कि प्रत्येक पूर्ण स्टॉप Proof captured दिखाता है। जब अंतिम स्टॉप पूरा हो जाता है, तो टूर Completed दिखाता है, या यदि कोई स्टॉप विफल हुआ हो तो Completed with exceptions।
परिणाम: प्रत्येक स्टॉप डिलीवरी प्रमाण के साथ पूरा हो जाता है और टूर को उसकी अंतिम स्थिति मिल जाती है।
अगला चरण: ड्राइवर ऐप में स्टॉप पूरे करता है; आप Tour Financials में टूर लागत की समीक्षा करते हैं और Exceptions टैब से देरी संभालते हैं।
परिवहन अपवाद का समाधान करें
कब शुरू होता है: कोई शिपमेंट देर से है, उसकी स्थिति पुरानी है या उसके वादा किए गए डिलीवरी समय चूकने का जोखिम है।
- Transport control में, Exceptions टैब खोलें। Transport exceptions पेज अपवाद कतार पर खुलता है।
- वर्तमान शिपमेंट जाँचने के लिए Scan for exceptions चुनें। केस प्राथमिकता के अनुसार क्रमबद्ध होते हैं, जिनमें जोखिम में राशि और समय-सीमा बीत जाने पर SLA overdue बैज दिखता है।
- किसी केस का विवरण और उसके रिकवरी विकल्प देखने के लिए Open चुनें।
- विकल्पों की तुलना करें: प्रत्येक अपनी लागत, अपना अनुपालन और क्या वह Requires approval है, दिखाता है। जो विकल्प स्वचालित रूप से चल सकता है उसके लिए Execute चुनें, या अन्य के लिए Request approval चुनें।
- शिपमेंट की दृश्यता जाँचने के लिए Shipment टैब और ट्रैकिंग डेटा कितना विश्वसनीय है यह आँकने के लिए Coverage & ETA quality टैब का उपयोग करें।
- समस्या हल होने पर, Close the case में Root-cause code, What was done और How sure are we? भरें, फिर Close case चुनें।
परिणाम: केस अपने मूल कारण और दर्ज समाधान के साथ खुली कतार से हट जाता है।
अगला चरण: अपवादों के बारे में किसे सूचित किया जाता है, यह Notification policy टैब में परिभाषित होता है; अगले शिपमेंट के लिए आप Dispatch टैब पर लौटते हैं।
फील्ड समस्याएँ और ईंधन रिपोर्ट संभालें
कब शुरू होता है: कोई ड्राइवर Field Operations में सड़क पर किसी समस्या या ईंधन भरने की सूचना देता है।
- Transport control में, Field ops टैब खोलें। Field Operations में पहले फील्ड समस्याएँ उनकी स्थिति और गंभीरता के साथ सूचीबद्ध होती हैं, फिर Fuel Reports आते हैं।
- Open स्थिति वाली नई समस्या के लिए, Investigate चुनें। Assign investigation में, ड्राइवर चुनें और Assign and start investigation चुनें; स्थिति In progress हो जाती है।
- समस्या ठीक होने पर, Resolve चुनें (या समस्या विवरण में Mark as Resolved); स्थिति Resolved हो जाती है।
- समस्या दर्ज करने के लिए Close चुनें (या विवरण में Close Issue); स्थिति Closed हो जाती है।
- Fuel Reports में, ड्राइवरों द्वारा जमा की गई रिपोर्टों की समीक्षा करें और Draft रिपोर्ट पर Publish चुनें; वह Published हो जाती है।
- आप + Report Issue या + New Fuel Report से स्वयं भी कोई समस्या या ईंधन भरना दर्ज कर सकते हैं।
परिणाम: प्रत्येक समस्या अपने इतिहास के साथ Closed हो जाती है, और ईंधन रिपोर्टें Published हो जाती हैं।
अगला चरण: जिस ड्राइवर ने समस्या की सूचना दी, वह Field Operations में उसकी स्थिति देखता है; वाहन मरम्मत की योजना Network & partners के अंतर्गत Vehicle Maintenance में बनाई जाती है।