Constituer, clôturer et expédier un chargement
Point de départ: Des colis sortants sont prêts à quitter l’entrepôt avec un transporteur.
- Dans Contrôle transport, ouvrez l’onglet Chargements et choisissez + Créer le chargement. Sélectionnez le Type de chargement et l’Entrepôt, puis confirmez : le chargement apparaît avec le statut Ouvert.
- Sélectionnez le chargement et utilisez Scanner le colis pour enregistrer chaque colis, expédition ou numéro de suivi sur celui-ci. Les palettes sont scannées sur le chargement par l’équipe d’entrepôt avec Scanner la palette.
- Lorsque le chargement est terminé, choisissez Clôturer le chargement, saisissez le Numéro de plomb si vous en avez un et confirmez. Le statut du chargement passe à Clôturé.
- Ouvrez l’onglet Expédier. Dans Chargements en attente, seuls les chargements clôturés peuvent être expédiés ; un chargement encore Ouvert affiche «Clôturez ce chargement avant de l’expédier.».
- Choisissez Expédier sur le chargement clôturé, vérifiez le chargement dans la boîte de dialogue Expédier le chargement et confirmez avec Expédier. Le statut passe à Expédié.
- Ouvrez l’onglet Manifestes, sélectionnez le manifeste qui contient le chargement, choisissez Clôturer le manifeste, puis Imprimer / Télécharger pour remettre le document au transporteur.
Résultat: Le chargement est Expédié, son manifeste est clôturé et imprimé, et ses expéditions peuvent être suivies dans Expéditions et Suivi.
Étape suivante: L’équipe d’entrepôt (Opérateur d’entrepôt, Chef d’équipe) enregistre l’enlèvement par le transporteur avec Confirmer la remise ; vous suivez les expéditions dans Suivi.
Planifier, expédier et suivre une tournée
Point de départ: Les livraisons doivent être effectuées par vos propres chauffeurs et véhicules.
- Dans Contrôle transport, ouvrez l’onglet Tournées et choisissez + Créer une tournée.
- Dans Nouvelle tournée, saisissez le Nom de la tournée et la Date de début, choisissez le Conducteur et le Véhicule, puis sélectionnez Créer une tournée. La tournée est créée avec le statut Brouillon.
- Ouvrez la tournée pour consulter ses arrêts, la Carte des itinéraires et les Finances de la tournée. Choisissez Optimiser pour calculer la séquence des arrêts ; le statut passe à Optimisée.
- Choisissez Expédier pour envoyer la tournée au chauffeur. Le message «Tournée envoyée au chauffeur» le confirme et le statut passe à Expédiée.
- Le chauffeur traite les arrêts dans l’application Ysend Operator. Lorsque le chauffeur marque l’arrivée au premier arrêt, le statut de la tournée passe à En cours.
- Suivez le véhicule dans l’onglet Opérations en direct de Suivi. Si le plan change, utilisez Recalculer les ETA ou Réoptimiser sur la tournée.
- Dans la liste des arrêts, vérifiez que chaque arrêt terminé affiche Preuve enregistrée. Lorsque le dernier arrêt est effectué, la tournée affiche Terminée, ou Terminée avec écarts si un arrêt a échoué.
Résultat: Chaque arrêt est terminé avec sa preuve de livraison et la tournée a son statut final.
Étape suivante: Le Chauffeur effectue les arrêts dans l’application ; vous consultez les coûts de la tournée dans Finances de la tournée et gérez les retards depuis l’onglet Exceptions.
Résoudre une exception de transport
Point de départ: Une expédition est en retard, sa position est obsolète ou risque de manquer sa livraison promise.
- Dans Contrôle transport, ouvrez l’onglet Exceptions. La page Exceptions de transport s’ouvre sur la file des exceptions.
- Choisissez Rechercher les exceptions pour vérifier les expéditions en cours. Les dossiers sont classés par priorité, avec le montant en jeu et un badge SLA dépassé lorsque l’échéance est passée.
- Choisissez Ouvrir sur un dossier pour voir ses détails et ses options de rétablissement.
- Comparez les options : chacune indique son coût, sa conformité et si elle nécessite une Approbation requise. Choisissez Execute pour une option qui peut s’exécuter automatiquement, ou Demander une approbation pour les autres.
- Utilisez l’onglet Expédition pour vérifier la visibilité de l’expédition et l’onglet Couverture et qualité des ETA pour juger de la fiabilité des données de suivi.
- Lorsque le problème est résolu, remplissez Clore le dossier avec le Code de cause racine, Ce qui a été fait et Quel est notre degré de certitude ?, puis choisissez Clore le dossier.
Résultat: Le dossier quitte la file ouverte avec sa cause racine et sa résolution enregistrées.
Étape suivante: Les destinataires des notifications d’exceptions sont définis dans l’onglet Politique de notification ; vous revenez à l’onglet Expédier pour les prochaines expéditions.
Traiter les incidents terrain et les rapports carburant
Point de départ: Un chauffeur signale un problème sur la route ou un ravitaillement dans Opérations terrain.
- Dans Contrôle transport, ouvrez l’onglet Opérations terrain. Opérations terrain liste les incidents terrain avec leur statut et leur gravité, suivis des Rapports carburant.
- Pour un nouvel incident au statut Ouvert, choisissez Enquêter. Dans Attribuer l'enquête, sélectionnez le chauffeur et choisissez Attribuer et lancer l'enquête ; le statut passe à En cours.
- Lorsque le problème est résolu, choisissez Résoudre (ou Marquer comme résolu dans les détails de l’incident) ; le statut passe à Résolu.
- Choisissez Fermer (ou Clore le problème dans les détails) pour classer l’incident ; le statut passe à Clôturé.
- Dans Rapports carburant, examinez les rapports soumis par les chauffeurs et choisissez Publier sur un rapport Brouillon ; il devient Publié.
- Vous pouvez également enregistrer vous-même un incident ou un ravitaillement avec Signaler un problème ou + Nouveau rapport carburant.
Résultat: Chaque incident est Clôturé avec son historique, et les rapports carburant sont Publié.
Étape suivante: Le Chauffeur qui a signalé l’incident voit son statut dans Opérations terrain ; les réparations des véhicules sont planifiées dans Entretien des véhicules sous Réseau & partenaires.