Criar, fechar e despachar uma carga
Começa quando: As encomendas de saída estão prontas para sair do armazém com um transportador.
- Em Controlo de transporte, abra o separador Cargas e escolha + Criar carga. Selecione o Tipo de carga e o Armazém e confirme: a carga aparece com o estado Aberto.
- Selecione a carga e utilize Ler volume para registar cada volume, expedição ou número de rastreio na carga. As paletes são lidas para a carga pela equipa de armazém com Escanear palete.
- Quando o carregamento estiver concluído, escolha Fechar carga, introduza o Número do selo se tiver um e confirme. O estado da carga muda para Fechado.
- Abra o separador Expedir. Em Cargas pendentes, só as cargas fechadas podem ser despachadas; uma carga que ainda está Aberto mostra «Feche esta carga antes de a expedir.».
- Escolha Despachar carga na carga fechada, verifique a carga na caixa de diálogo Despachar carga e confirme com Expedir. O estado muda para Despachado.
- Abra o separador Manifestos, selecione o manifesto que contém a carga, escolha Fechar manifesto e, em seguida, Imprimir / Baixar para entregar o documento ao transportador.
Resultado: A carga está Despachado, o seu manifesto está fechado e impresso, e as suas expedições podem ser acompanhadas em Expedições e Rastreio.
Passo seguinte: A equipa de armazém (Operador de armazém, Chefe de equipa) registra o levantamento pelo transportador com Confirmar entrega; você acompanha as expedições em Rastreio.
Planear, despachar e acompanhar um percurso
Começa quando: As entregas devem ser efetuadas pelos seus próprios motoristas e veículos.
- Em Controlo de transporte, abra o separador Percursos e escolha + Criar rota.
- Em Nova volta, introduza o Nome da rota e a Data de início, escolha o Motorista e o Veículo e, em seguida, selecione Criar rota. O percurso é criado com o estado Rascunho.
- Abra o percurso para rever as suas paragens, o Mapa de rotas e as Finanças da rota. Escolha Otimizar para calcular a sequência de paragens; o estado muda para Otimizada.
- Escolha Expedir para enviar o percurso ao motorista. A mensagem «Rota enviada ao condutor» confirma-o e o estado muda para Despachada.
- O motorista executa as paragens na aplicação Ysend Operator. Quando o motorista assinala a chegada à primeira paragem, o estado do percurso muda para Em curso.
- Acompanhe o veículo no separador Operações ao vivo de Rastreio. Se o plano mudar, utilize Recalcular ETAs ou Reotimizar no percurso.
- Na lista de paragens, verifique se cada paragem concluída mostra Comprovante capturado. Quando a última paragem estiver concluída, o percurso mostra Concluída, ou Concluída com exceções se uma paragem falhou.
Resultado: Todas as paragens estão terminadas com o respetivo comprovativo de entrega e o percurso tem o seu estado final.
Passo seguinte: O Motorista realiza as paragens na aplicação; você revê os custos do percurso em Finanças da rota e trata dos atrasos a partir do separador Exceções.
Resolver uma exceção de transporte
Começa quando: Uma expedição está atrasada, tem uma posição desatualizada ou corre o risco de não cumprir a entrega prometida.
- Em Controlo de transporte, abra o separador Exceções. A página Exceções de transporte abre na fila de exceções.
- Escolha Procurar exceções para verificar as expedições atuais. Os casos são ordenados por prioridade, com o montante em risco e um selo SLA vencido quando o prazo já passou.
- Escolha Abrir num caso para ver os seus detalhes e as suas opções de recuperação.
- Compare as opções: cada uma mostra o seu custo, a sua conformidade e se Requer aprovação. Escolha Execute para uma opção que possa ser executada automaticamente, ou Pedir aprovação para as restantes.
- Utilize o separador Expedição para verificar a visibilidade da expedição e o separador Cobertura e qualidade de ETA para avaliar a fiabilidade dos dados de rastreio.
- Quando o problema estiver resolvido, preencha Encerrar o caso com o Código de causa raiz, O que foi feito e Quão certos estamos?, e depois escolha Encerrar caso.
Resultado: O caso sai da fila de casos abertos com a sua causa raiz e a sua resolução registadas.
Passo seguinte: Quem é notificado sobre exceções é definido no separador Política de notificações; regresse ao separador Expedir para as próximas expedições.
Tratar problemas de campo e relatórios de combustível
Começa quando: Um motorista comunica um problema na estrada ou um abastecimento em Operações de campo.
- Em Controlo de transporte, abra o separador Operações de Campo. Operações de campo lista os problemas de campo com o seu estado e gravidade, seguidos dos Relatórios de combustível.
- Para um novo problema com o estado Aberto, escolha Investigar. Em Atribuir investigação, selecione o motorista e escolha Atribuir e iniciar investigação; o estado muda para Em andamento.
- Quando o problema estiver resolvido, escolha Resolver (ou Marcar como resolvido nos detalhes do problema); o estado muda para Resolvido.
- Escolha Fechar (ou Encerrar problema nos detalhes) para arquivar o problema; o estado muda para Fechado.
- Em Relatórios de combustível, reveja os relatórios submetidos pelos motoristas e escolha Publicar num relatório Rascunho; este passa a Publicado.
- Também pode registar um problema ou um abastecimento você mesmo com Comunicar problema ou + Novo relatório de combustível.
Resultado: Cada problema fica Fechado com o seu histórico e os relatórios de combustível ficam Publicado.
Passo seguinte: O Motorista que comunicou o problema vê o seu estado em Operações de campo; as reparações dos veículos são planeadas em Manutenção de veículos, em Rede e parceiros.