إعداد نظام CRM لعميل
يبدأ عندما: يبدأ عميل في استخدام نظام CRM، أو يتغير تنظيم المبيعات لديه.
- في Commercial CRM، اختر العميل، ثم افتح Settings.
- في Roster، استخدم Add to the roster لكل شخص يعمل على نظام CRM الخاص بهذا العميل.
- في Pipelines، استخدم Create pipeline، ثم Edit stages وAdd a stage حتى يحتوي المسار على مرحلة مفتوحة واحدة على الأقل ومرحلة مربوحة واحدة ومرحلة خاسرة واحدة؛ واستخدم Make default للمسار الذي ينبغي أن يُفتح عليه Board.
- في Teams، جمّع البائعين؛ وفي Tags وCustom fields، أضف التصنيفات والحقول التي يحتاجها عملاؤك المحتملون وصفقاتك.
- في Win and loss، حافظ على أسباب الخسارة والمنافسين الذين يختارهم البائعون عند إغلاق صفقة.
- في Lead scoring وLead routing، حدّد كيفية تقييم العملاء المحتملين الجدد ومن يتلقى عميلًا محتملًا أُنشئ دون مالك.
- افتح Forecast، وتحت Quotas، استخدم Set a quota للعميل بأكمله أو لفريق أو لشخص، شهريًا أو ربع سنوي.
النتيجة: تكون Roster الخاصة بالعميل ومساره وفرقه وحصصه جاهزة؛ ويعرض Board مراحل المسار، ويقيس Forecast تحقيق الحصة.
الخطوة التالية: يعمل مديرو الحسابات وغيرهم من البائعين المدرجين في Roster على العملاء المحتملين والصفقات؛ وتعود إلى Settings كلما تغيّر تنظيم المبيعات.
قيادة عميل محتمل حتى إتمام صفقة مربوحة
يبدأ عندما: يصل استفسار من عميل محتمل، أو تحتاج قائمة من العملاء المحتملين إلى متابعة.
- في Leads، انقر New Lead، وأدخل الاسم وCompany والمصدر، ثم انقر Create Lead؛ ويعرض Timeline الخاص بالعميل المحتمل Lead created.
- استخدم Assign لإسناد مالك إلى العميل المحتمل؛ وقد يُسند العميل المحتمل الذي أُنشئ دون مالك بواسطة Lead routing.
- بعد المكالمة الأولى، اختر Mark as contacted؛ ويعرض Timeline Lead contacted.
- عند تأكيد الحاجة، اختر Qualify؛ وإذا لم يكن العميل المحتمل مناسبًا، فاختر Disqualify واذكر سببًا.
- اختر Convert into a deal، وأدخل Amount وExpected close date وأكّد؛ ويعرض Timeline Converted into a deal وتُفتح الصفقة.
- على Board، اسحب بطاقة الصفقة إلى المرحلة التالية، أو انقر الخطوة التالية في مسار Stages الخاص بالصفقة؛ ويحتفظ Stage history بكل انتقال.
- أغلق الصفقة باستخدام Mark as won، أو باستخدام Mark as lost مع Loss reason؛ وتصبح State الخاصة بها Won أو Lost، ولا يمكن بعد ذلك تعديلها أو نقلها.
النتيجة: تُغلق الصفقة بوصفها Won أو Lost، مع سجل مراحلها الكامل وTimeline الخاص بها، وتُحتسب في Dashboards وForecast.
الخطوة التالية: يتابع مدير الحسابات العميل من Client book؛ وتواصل أنت دفع الصفقات التالية على Board.
جمع متطلبات العميل المحتمل والحفاظ على قوالب عروض الأسعار
يبدأ عندما: يحتاج عميل محتمل إلى عرض سعر ويجب عليك أولًا جمع متطلباته اللوجستية.
- افتح Questionnaires، وأدخل Company name وانقر Create link؛ ويعرض Preview questionnaire ما سيراه العميل المحتمل.
- استخدم Copy link وأرسل الرابط إلى العميل المحتمل.
- عندما يجيب العميل المحتمل، تعرض الدعوة Submitted؛ حدّد Untreated only لرؤية الإجابات التي لم يفتحها أحد بعد، ثم انقر View submission.
- في Archives، أنشئ New folder واستخدم Move to… لأرشفة الاستبيان وعروض الأسعار ذات الصلة؛ ويُبقي Hide closed items القائمة قصيرة.
- في Quote templates، راجع قالب Master وTier base quote؛ وبصفتك المسؤول التجاري يمكنك تغييرهما، أو النقر على Save template، أو استخدام Reset to the default.
- لإنشاء نسخة مختلفة، عدّل قالبًا واختر Save as a new template؛ ويُدرج بوصفه Custom للفريق بأكمله.
النتيجة: تُؤرشف إجابات العميل المحتمل في Archives، ويبدأ كل عرض سعر من قالب Master أو Tier base quote أو Custom محدّث.
الخطوة التالية: يقتبس البائعون المدرجون في Roster من هذه القوالب؛ وتستمر الفرصة نفسها في Deals.
مراجعة الأداء التجاري
يبدأ عندما: اجتماع مبيعات أسبوعي، أو إغلاق شهر أو ربع سنة.
- افتح Dashboards واضبط Period covered.
- اقرأ Lead funnel لمعرفة مدى تقدّم العملاء المحتملين الجدد، وWin rates للصفقات المربوحة من بين جميع الصفقات المغلقة، وStage velocity للوقت الذي تقضيه الصفقات في كل مرحلة.
- استخدم Export CSV على لوحة لمشاركة أرقامها.
- افتح Forecast واختر ما تريد Show: Open pipeline أو Weighted pipeline أو Won أو Quota attainment.
- افتح Deals، وصفِّ حسب حالة Open وحسب مالك، وافتح الصفقات التي تحتاج إلى إجراء.
النتيجة: تعرف مسار الصفقات والتحويل وتحقيق الحصة للفترة، مع تصدير الأرقام للاجتماع.
الخطوة التالية: اتفق على الخطوات التالية مع البائعين وسجّلها كأنشطة في Agenda.