Équipes administratives

Responsable de compte

En tant que responsable de compte, vous gérez un portefeuille de comptes clients : vous maintenez l'exactitude de la fiche de chaque client, suivez le compte dans le CRM commercial et le développez grâce à de nouvelles affaires. Votre travail commence dans le Portefeuille clients et se poursuit dans le CRM commercial.

Se connecter Tous les guides par rôle

Guide de démarrage

Ouvrez le lien de connexion reçu dans votre invitation, puis saisissez votre adresse professionnelle et le mot de passe fourni.
Si vous avez oublié votre mot de passe, choisissez « Mot de passe oublié », puis « Envoyer les instructions de récupération ».
Le bouton « Se connecter » ouvre l’application dans la langue de cette page.
Après la connexion, le Portefeuille clients s'ouvre avec les clients de votre périmètre actuel, leur total et les Problèmes de qualité des données détectés sur la page.
Cochez Afficher uniquement les clients avec des problèmes de qualité de données pour voir quelles fiches clients doivent être corrigées en priorité.
Ouvrez le CRM commercial depuis la navigation et choisissez un client sur l'écran Choisissez un client ; le CRM s'ouvre sur Agenda avec vos activités En retard, Aujourd'hui et À venir.
Dans Paramètres, vérifiez que vous figurez dans l'Équipe du client ; sinon, Les miennes ne trouve que les activités non attribuées que vous avez enregistrées vous-même. Demandez à l'administrateur commercial de vous ajouter si nécessaire.

Processus de bout en bout

Examiner et mettre à jour un compte client

Point de départ: Une revue de compte régulière, ou le client signale des coordonnées modifiées.

Dans le Portefeuille clients, utilisez Rechercher des clients... ou le filtre de qualité des données pour trouver le client.
Ouvrez le client ; Vue d'ensemble affiche les Coordonnées, la Configuration des services et l'Activité récente.
Vérifiez Contacts & adresses et lisez Contrats pour connaître les conditions actuelles.
Lisez Activité & notes pour connaître les dernières modifications apportées au compte.
De retour dans le Portefeuille clients, cliquez sur Modifier sur le client, corrigez les coordonnées, l'adresse ou les détails de la relation et enregistrez.
Ouvrez Activité & coûts pour examiner l'activité et les coûts du compte sur la période.

Résultat: La fiche du client est exacte et vous connaissez l'activité et les coûts récents du compte.

Étape suivante: Enregistrez le suivi dans le CRM commercial ; demandez à un responsable toute modification que le Portefeuille clients ne vous permet pas d'effectuer.

Préparer et présenter une revue d'activité

Point de départ: Une réunion périodique de revue d'activité avec le client.

Dans le Portefeuille clients, ouvrez le client et accédez à Activité & coûts.
Cliquez sur Configurer la présentation, choisissez les diapositives pour cette réunion et cliquez sur Enregistrer la pile.
Pendant la réunion, cliquez sur Présenter la revue.
Dans le CRM commercial, choisissez le client, ouvrez Agenda et cliquez sur Saisir une activité pour enregistrer la réunion sur le prospect ou l'affaire associé.
Enregistrez les actions de suivi convenues comme activités avec une date d'échéance ; elles apparaissent sous À venir.

Résultat: La revue a été présentée, la réunion est enregistrée et chaque action de suivi a un responsable et une date d'échéance.

Étape suivante: Vous traitez les activités de suivi depuis Agenda ; les nouvelles opportunités commerciales se poursuivent en tant que prospects ou affaires.

Développer le compte du prospect à l'affaire

Point de départ: Le client ou un prospect exprime un nouveau besoin.

Dans Prospects, cliquez sur Nouveau prospect, saisissez le nom, la Société et la source, puis cliquez sur Créer un prospect ; la Chronologie affiche Prospect créé.
Après la première conversation, choisissez Marquer comme contacté ; lorsque le besoin est confirmé, choisissez Qualifier.
Choisissez Convertir en affaire, saisissez le Montant et la Date de signature prévue et confirmez ; la Chronologie affiche Converti en affaire.
Sur le Tableau, faites glisser la carte de l'affaire vers l'étape suivante au fur et à mesure de sa progression, ou cliquez sur l'étape suivante dans le chemin Étapes de l'affaire ; Historique des étapes conserve chaque déplacement.
Clôturez l'affaire avec « Marquer gagnée », ou avec « Marquer perdue » et une « Raison de la perte » ; son « État » devient « Remporté » ou « Perdu ».

Résultat: L'opportunité est clôturée comme « Remporté » ou « Perdu », avec son historique complet, et elle est prise en compte dans « Tableaux de bord » et « Prévisions ».

Étape suivante: L'administrateur commercial suit le pipeline et les quotas ; vous poursuivez la relation depuis le Portefeuille clients.

Envoyer un questionnaire à un prospect et préparer un modèle de devis

Point de départ: Un prospect a besoin d'un devis et ses exigences logistiques doivent d'abord être recueillies.

Ouvrez Questionnaires, saisissez la Raison sociale et cliquez sur Créer un lien.
Utilisez Copier le lien et envoyez le lien au prospect.
Lorsque l'invitation affiche Soumis, cliquez sur Voir la réponse pour lire les réponses.
Dans Archives, utilisez Déplacer vers… pour classer le questionnaire dans le bon dossier.
Dans Modèles de devis, ouvrez le modèle Maître ou un Devis de base, adaptez-le et choisissez Enregistrer comme nouveau modèle ; il est répertorié comme Personnalisé.

Résultat: Les réponses du prospect sont classées et un modèle de devis Personnalisé est prêt pour le devis.

Étape suivante: L'administrateur commercial maintient le modèle Maître et les Devis de base ; l'opportunité se poursuit dans Affaires.

Toutes les fonctionnalités

Clients principaux

Vue d'ensemble du clientScore santé, KPIs, actions rapides

OMS

CRM commercialGérez les prospects, les opportunités, les rendez-vous et les activités du client sélectionné.

Intelligence

AssistantConsultez le contexte de la page affichée, les vues et actions disponibles, ainsi que l’état de connexion et de mémoire de l’assistant.

Travail

Actions de tâcheAffiche les files de travail et les actions autorisées pour chaque tâche selon votre rôle.

Ce que vous pouvez ouvrir

Les rubriques ci-dessous indiquent les espaces attribués à votre rôle.

Clients
Gestion commerciale
Assistant
File de tâches

Tâches courantes

Enregistrer et terminer une activité

Dans Agenda, cliquez sur Saisir une activité.
Choisissez le prospect ou l'affaire auquel elle appartient, saisissez l'objet et la date d'échéance, puis enregistrez.
Lorsque l'appel ou la réunion a eu lieu, cliquez sur Faite sur l'activité.

Replanifier ou transférer une activité

Dans Agenda, basculez entre Les miennes et Tout le monde et trouvez l'activité.
Cliquez sur Replanifier et choisissez une nouvelle date, ou cliquez sur Confier à un collègue et choisissez une personne dans l'Équipe.

Vérifier vos prévisions

Dans le CRM commercial, ouvrez Prévisions.
Sous Afficher, choisissez Pipeline pondéré ou Atteinte du quota.
Ouvrez Affaires et filtrez sur l'état Ouvert pour assurer le suivi des affaires encore ouvertes.

Partager les chiffres commerciaux

Ouvrez Tableaux de bord et définissez la Période couverte.
Vérifiez Entonnoir des prospects, Taux de gain et Vélocité par étape.
Utilisez Exporter en CSV sur le panneau que vous souhaitez partager.

Interroger l'Assistant

Ouvrez Assistant depuis la navigation.
Saisissez votre question et vérifiez la réponse par rapport à l'écran avant d'agir.

Limites et aide

Votre espace de travail couvre le Portefeuille clients et le CRM commercial ; il ne comprend pas les commandes, les opérations d'entrepôt, les factures, la tarification client ni les tickets d'assistance. Vous ne pouvez pas créer de nouveaux clients ni modifier les contrats : demandez à un responsable. Seul l'administrateur commercial modifie le modèle Maître et les Devis de base. Pour les factures et les paiements, adressez-vous à l'équipe financière ; pour les tickets clients, adressez-vous à l'assistance.

contact@ysendgroup.com

Centre d’aide

Questions fréquentes

Pourquoi Les miennes affiche-t-il presque rien dans Agenda ?

Vous ne figurez probablement pas encore dans l'Équipe du client, donc Les miennes ne liste que les activités non attribuées que vous avez enregistrées. Demandez à l'administrateur commercial de vous ajouter dans Paramètres, Équipe.

Pourquoi le CRM me demande-t-il de choisir un client ?

Les prospects, les affaires et les activités appartiennent à un seul client. Choisissez le client sur l'écran Choisissez un client ; seuls Questionnaires et Archives fonctionnent sans client.

Pourquoi ne puis-je pas modifier le modèle Maître ?

Le modèle Maître et les Devis de base sont maintenus par l'administrateur commercial. Enregistrez votre version avec Enregistrer comme nouveau modèle ; elle est répertoriée comme Personnalisé.

Une affaire gagnée ou perdue peut-elle être rouverte ?

Non. Une affaire clôturée ne peut plus être modifiée, déplacée ni clôturée à nouveau ; créez une nouvelle affaire pour une nouvelle opportunité avec le même client.