Candidater comme transporteur et obtenir l’accès au portail
Point de départ: Votre société souhaite transporter des colis ou du fret pour les clients des sites YSEND et ne dispose pas encore d’un accès au portail.
- Ouvrez la page publique «S'enrôler comme transporteur» et renseignez «Nom du transporteur» et «E-mail de contact» ; ajoutez si possible le nom du contact, le téléphone, «Pays / axes desservis (ex. FR, BE, DE)» et «Niveaux de service (ex. express, économique, palette)».
- Cliquez sur «Envoyer la candidature». Un message de remerciement confirme la réception de votre demande, qui attend désormais d’être examinée.
- Un responsable d’entrepôt (Warehouse Manager) ou un administrateur examine la candidature, puis l’approuve ou la refuse.
- En cas d’approbation, YSEND crée votre fiche transporteur ainsi qu’un accès au Portail transporteur pour l’adresse e-mail de contact, et envoie une invitation à cette adresse.
- Acceptez l’invitation et connectez-vous : le «Portail transporteur» s’ouvre et vous pouvez réserver votre premier créneau.
Résultat: Votre société est enregistrée comme transporteur approuvé et sa personne de contact dispose d’un accès opérationnel au Portail transporteur.
Étape suivante: Le responsable d’entrepôt (Warehouse Manager) de chaque site décide quels sites sont ouverts à la réservation depuis votre compte ; vous poursuivez ensuite avec les réservations de quai et les appels d’offres dans le Portail transporteur.
Réserver un créneau de quai et le suivre jusqu’à la confirmation
Point de départ: Vous avez une livraison à apporter sur un site pour l’un de ses clients.
- Dans «Réserver un créneau de quai», cliquez sur «Réserver un créneau». Si vous travaillez avec plusieurs sites, choisissez-en un dans «Site».
- Parcourez les semaines avec «Semaine précédente», «Cette semaine» et «Semaine prochaine», puis cliquez sur un créneau libre de la grille.
- Complétez le formulaire : le nom et l’e-mail de votre société sont préremplis et verrouillés. Sélectionnez le «Nom du client», saisissez la «Référence de commande» (le numéro de réception) et le «Nombre de palettes» ; cochez «Cette livraison est un conteneur» et indiquez sa taille si nécessaire, puis ajoutez des «Notes».
- Si le numéro de réception n’est pas connu pour ce client, un avertissement s’affiche. Corrigez le numéro, ou cliquez sur «Continuer sans référence valide», remplissez le formulaire «Demande d’enquête» et cliquez sur «Envoyer la demande d’enquête».
- Cliquez sur «Demander le rendez-vous». Le message «Votre demande de créneau a été envoyée au site.» s’affiche et la réservation apparaît dans «Mes rendez-vous» avec le statut «Demandé» (ainsi que le badge «Référence à vérifier» lorsque le site doit contrôler le numéro).
- Le site répond : le statut passe à «Confirmé» si le créneau est accepté, à «Proposé» si le site propose un autre créneau (affiché comme créneau proposé), ou à «Refusé» s’il décline sans alternative.
- Pour une réservation «Proposé», cliquez sur «Accepter la proposition» pour prendre le créneau offert (le statut passe à «Confirmé»), ou, lorsque c’est proposé, sur «Demander un autre créneau», choisissez un «Nouveau créneau» sur la grille de 30 minutes et cliquez sur «Envoyer la demande» (le statut revient à «Demandé»).
- Si vos plans changent tant que la réservation est «Demandé» ou «Proposé», cliquez sur «Annuler la réservation» et confirmez ; le statut passe à «Annulé» et le créneau est libéré.
Résultat: Le rendez-vous apparaît «Confirmé» dans «Mes rendez-vous», avec son site, son numéro, son créneau, la référence de commande et le nombre de palettes.
Étape suivante: L’équipe de l’entrepôt du site accueille votre camion à quai à l’heure confirmée ; vous poursuivez avec vos réservations suivantes.
Faire une offre sur un appel d’offres ou soumettre une proposition tarifaire
Point de départ: Un axe apparaît dans «Appels d’offres ouverts», ou votre société souhaite proposer ses tarifs à la plateforme.
- Dans «Appels d’offres ouverts», examinez chaque appel d’offres : son titre, son axe, son niveau de service et son volume mensuel estimé.
- Cliquez sur «Offre» pour l’appel d’offres retenu. Le formulaire devient «Soumettez votre offre», affiche le badge «Enchères» avec le nom de l’appel d’offres et reprend le nom de la proposition et la prestation de l’appel d’offres.
- Complétez l’en-tête : «Nom de la proposition», «Année», «Prestation», «Niveau», «Devise» et «Poids max (kg)».
- Saisissez la grille tarifaire, une ligne par «Zone», «Poids max (kg)» et «Prix» ; utilisez «Ajouter une ligne» et «Retirer» pour ajuster les lignes.
- Pour charger un tableur à la place, ouvrez «Grille — une cellule par ligne», collez une ligne par cellule dans l’ordre zone,weightUpTo,price et cliquez sur «Importer». Un brouillon resté dans cette zone doit être importé ou effacé avant l’envoi.
- Corrigez les erreurs de ligne affichées sous la grille ; le compteur indique le nombre de cellules valides lues.
- Cliquez sur «Soumettre l’offre». Pour des tarifs sans lien avec un appel d’offres, cliquez sur «Effacer — soumettre plutôt une proposition autonome» (ou partez de «Soumettre une proposition») puis sur «Soumettre la proposition».
- La proposition apparaît dans «Mes propositions» avec un statut en attente. Lorsque la plateforme l’accepte, elle passe au statut accepté et devient une grille tarifaire active ; si l’appel d’offres est attribué à une autre offre, la vôtre passe au statut refusé.
Résultat: Votre offre ou proposition figure dans «Mes propositions» avec son année, sa prestation, son niveau, son nombre de cellules, sa devise et son statut actuel.
Étape suivante: L’administrateur de la plateforme (Platform Administrator) examine la proposition ou attribue l’appel d’offres ; vous suivez le résultat dans «Mes propositions».