Piloter la journée depuis le Tableau des opérations
Point de départ: Au début d’une équipe ou chaque fois que vous avez besoin d’une vue en direct du site.
- Ouvrez le « Tableau des opérations » et sélectionnez l’entrepôt, puis un seul marchand si nécessaire.
- Consultez le panneau « Alertes » ; cliquez sur « Ouvrir » dans une alerte pour accéder à l’écran où elle est traitée.
- Dans « Quai de réception », vérifiez les livraisons attendues aujourd’hui, celles en cours de déchargement et les « Palettes en attente de rangement ».
- Dans « Quai d'expédition », vérifiez les commandes « Emballées, en attente d'un transporteur » ainsi que les exceptions transporteur et les échecs d’étiquetage.
- Dans « Ancienneté du reste à faire » et « Rythme jusqu'à l'heure limite », vérifiez les commandes ouvertes, les « Prélèvements non affectés » et les « Heures avant l'heure limite ».
- Dans « Santé du stock », vérifiez les stocks bloqués, périmés ou négatifs ainsi que les « Inventaires tournants ouverts ».
- Cliquez sur « Actualiser » après vos actions pour recharger le tableau ; si vous avez filtré par marchand, utilisez « Afficher tous les marchands » pour revenir à la vue complète du site.
Résultat: Vous savez où en est le site par rapport à l’heure limite, et chaque alerte a été traitée ou transmise.
Étape suivante: Les personnes ayant le rôle « Chef d'équipe » et celles ayant le rôle « Opérateur » réalisent les tâches que vous priorisez ; vous poursuivez avec les vagues, les quais ou les inventaires qui nécessitent votre intervention.
Annoncer et suivre les livraisons entrantes
Point de départ: Un client ou un fournisseur vous signale une livraison, ou des camions arrivent au quai.
- Ouvrez « Entrées » pour accéder à l’espace de travail « Réception » et à son onglet « Réceptions ».
- Cliquez sur « Annoncer une livraison », choisissez le client et l’entrepôt de réception, saisissez la référence et la date de livraison prévue, utilisez « Ajouter une ligne » pour chaque produit et quantité, puis cliquez sur « Annoncer la livraison ».
- Suivez les files « Réceptions » : « À quai », « En retard », « Action requise » et « Terminées (30 jours) ».
- Cliquez sur une réception pour ouvrir « Détail de la réception » et vérifier son statut, l’entrepôt et l’opérateur qui lui sont affectés, ainsi que les lignes de produits.
- À l’arrivée d’un camion, ouvrez « Quais », choisissez un quai libre et cliquez sur « Mettre un camion à quai » ; à son départ, cliquez sur « Camion parti ».
- De retour sur le « Tableau des opérations », surveillez « Quai de réception » jusqu’à ce que les « Palettes en attente de rangement » aient été stockées.
Résultat: Chaque livraison prévue est annoncée, visible dans les files de réception et reçue à un quai planifié.
Étape suivante: Les personnes ayant le rôle « Opérateur » réceptionnent et rangent les marchandises avec l’appareil portable ; la personne ayant le rôle « Responsable partenaire » crée, démarre et termine les tâches de réception sur le Web si nécessaire.
Planifier, libérer et terminer les vagues de préparation
Point de départ: Des commandes attendent d’être prélevées pour la prochaine heure limite du transporteur.
- Ouvrez « Préparation », restez à l’étape « Planifier » et sélectionnez l’onglet « Vagues » ; le tableau « Vagues de préparation » répertorie les vagues de vos entrepôts.
- Cliquez sur « Créer une vague » ; dans la fenêtre « Créer une vague de préparation », choisissez l’entrepôt, saisissez éventuellement un code de vague et l’équipe affectée, puis confirmez ; la vague apparaît sur le tableau.
- Cliquez sur « Libérer » sur la ligne de la vague pour l’envoyer sur le terrain.
- Ouvrez la vague pour voir ses tâches ; utilisez « Affectation automatique des tâches » pour répartir les prélèvements entre les opérateurs, ou « Mettre en pause » si la vague doit attendre.
- Cliquez sur « Démarrer » lorsque le prélèvement commence et suivez l’avancement à l’étape « Prélever ».
- À l’étape « Emballer », ouvrez l’onglet « Colisage » pour suivre la file d’emballage ainsi que les « Postes et machines » ; utilisez « Changer d'emballeur » pour affecter une commande à une autre personne chargée de l’emballage.
- À l’étape « Expédier », ouvrez « Remise au transporteur », sélectionnez l’entrepôt et consultez l’onglet « Quai et remises » ; utilisez « Envoyer la remise DISPOR » pour transmettre la remise au transporteur.
- Lorsque toutes les tâches sont terminées, cliquez sur « Terminer » sur la vague.
Résultat: La vague est terminée, ses commandes sont emballées et remises au transporteur, et le panneau « Quai d'expédition » est vide.
Étape suivante: Les personnes ayant le rôle « Opérateur » prélèvent et emballent les commandes ; le transporteur prend ensuite en charge les expéditions.
Effectuer un inventaire tournant et comptabiliser les ajustements
Point de départ: « Santé du stock » indique des inventaires ouverts ou des écarts, ou un inventaire planifié est arrivé à échéance.
- Ouvrez « Stocks » (l’espace de travail « Stocks et comptages »), sélectionnez l’onglet « Ajustements & inventaire tournant » et cliquez sur « Lancer un comptage » pour accéder à « Inventaires tournants ».
- Cliquez sur « + Lancer un comptage », choisissez l’entrepôt, scannez ou recherchez l’emplacement, ajoutez éventuellement le client, l’article et la personne chargée du comptage, puis confirmez ; l’inventaire apparaît dans la file « À affecter ».
- Sélectionnez l’inventaire et cliquez sur « Démarrer le comptage » afin qu’il puisse être compté sur le terrain.
- Une fois les quantités comptées saisies, cliquez sur « Soumettre pour approbation » ; l’inventaire passe dans la file « À valider ».
- Vérifiez le « Résumé des écarts » : les quantités attendues et comptées, ainsi que les lignes en déficit ou en surplus.
- Cliquez sur « Valider le comptage » si les écarts sont expliqués, ou sur « Demander un recomptage » pour faire recompter les emplacements.
- Cliquez sur « Comptabiliser les ajustements » pour mettre à jour le stock ; utilisez « Annuler le comptage » avec un motif si l’inventaire n’est plus nécessaire.
Résultat: Le stock dans YSEND correspond aux rayonnages et les ajustements sont enregistrés dans l’historique du stock.
Étape suivante: Les personnes ayant le rôle « Opérateur » et celles ayant le rôle « Chef d'équipe » effectuent les comptages ; vous suivez les inventaires encore ouverts dans « Santé du stock » sur le « Tableau des opérations ».
Gérer le travail de l’équipe, les congés et les horaires
Point de départ: Suivi quotidien de l’équipe, demande de congé ou planification de la semaine à venir.
- Ouvrez « Contrôle des tâches » pour consulter « Vue d’ensemble entrepôt », l’activité du jour et la file « Tâches d'équipe » de votre périmètre.
- Ouvrez « Personnel » ; l’onglet « Personnes » répertorie vos opérateurs et leurs demandes de congé en attente.
- Dans l’onglet « Congés », cliquez sur la carte « En attente », ouvrez une demande et cliquez sur « Approuver » ou « Rejeter » en indiquant un motif ; le statut devient « Approuvée » ou « Rejetée ».
- Dans l’onglet « Planification », choisissez l’entrepôt et cliquez sur « Planifier la semaine », ou sur « + Ajouter une affectation de poste » pour un seul poste ; faites glisser un poste sur la ligne d’un autre opérateur pour le réaffecter.
- À la fin du mois, dans l’onglet « Feuilles de temps », ouvrez la « Feuille de temps mensuelle » d’une personne et cliquez sur « Approuver le mois » ou « Renvoyer pour correction ».
Résultat: Le travail est attribué, les absences sont décidées et les effectifs de la semaine suivante sont planifiés.
Étape suivante: Les personnes ayant le rôle « Chef d'équipe » dirigent l’équipe sur le terrain ; la personne ayant le rôle « Admin RH » gère les dossiers RH et les coûts de main-d’œuvre.